3 éléments clés pour une mise en place efficace du télétravail

Depuis plusieurs mois, la crise sanitaire oblige les entreprises de toutes tailles à instaurer massivement le télétravail dans leur organisation afin de poursuivre leurs activités. Face à ce changement, les résultats divergent. Certaines entreprises, fortes de leur expérience de télétravail passée ou de leur organisation agile, ont réussi ce pari de généralisation du télétravail à l’ensemble des employés jusqu’à observer, dans certains cas, un accroissement de la productivité. Pour d’autres, ce pari est plus difficile et la mise en place du télétravail n’est pas encore une véritable réussite.

Dans cet article, nous analysons les écueils possibles lors de l’instauration du télétravail et proposons des solutions pour améliorer l’efficacité des entreprises. Pour cela, nous aborderons successivement les 3 éléments clés suivants pour une mise en place efficace du télétravail :

1. Faites évoluer le rôle du manager : moins de contrôle, plus d’animation d’équipe !
2. Apprenez à faire confiance, la productivité augmentera !
3. Co-construisez l’environnement de travail avec vos collaborateurs

Le travail à distance modifie profondément les modes d’organisation et de gestion des ressources humaines qui existaient jusqu’à lors. Les nouvelles technologies ne permettent pas à elles seules de supprimer la distance et le management des collaborateurs en télétravail impose une évolution des pratiques.

1/ Faites évoluer le rôle du manager : moins de contrôle, plus d’animation d’équipe !

Pour réussir, le manager doit répondre à 4 défis principaux :

  • Organisationnel, dans la coordination de ses équipes autour de rôles, objectifs et responsabilités
  • Relationnel, dans la communication avec ses équipes et l’instauration d’une bonne ambiance de travail
  • Managérial, pour réussir à faire collaborer les salariés entre eux et les animer dans un rythme pertinent
  • Technique, dans sa capacité à se servir efficacement des moyens et des outils techniques à sa disposition, ainsi que dans sa capacité à donner à son équipe le bon niveau d’information et d’expertise

Il est nécessaire de garder à l’esprit l’idée qu’avec le télétravail, les individus ne sont pas tous en constante communication et collaboration. Le risque est alors important pour le manager de demander des tâches différentes puis d’agréger les travaux réalisés par les différents salariés. Le télétravail amène ainsi parfois à une individualisation du travail et le manager doit veiller à ce que son équipe ne devienne pas juste une « collection d’individus » mais demeure bel et bien un « collectif » où les informations circulent et où les projets se réalisent en commun.

Pour assurer une meilleure coordination au sein de l’équipe, nous préconisons par exemple l’instauration de deux éléments très simples :

  • Le Daily meeting collectif : une réunion quotidienne avec toute l’équipe afin que chacun puisse exposer les missions qu’il réalise et les obstacles qui sont rencontrés. Cela permet à tous de s’impliquer dans la vie de l’entreprise et d’apporter des solutions.
  • Le point individuel hebdomadaire : un échange et reporting individuel hebdomadaire entre le manager et chaque collaborateur pour apporter un suivi personnalisé et une organisation des tâches à accomplir.

De cette coordination dépendent l’efficacité, la productivité et parfois même le moral.

Tout cela n’est pas sans conséquence sur la manière dont le manager doit organiser son temps, qu’il partage traditionnellement entre 3 types d’activités principales :

  • La production
  • La gestion de la production
  • Le pilotage et l’animation

Un manager « classique », qui gère une équipe sur le lieu de l’entreprise consacre environ 30% à 50% de son temps aux activités de pilotage et d’animation. Dans le cadre d’un management à distance cette activité devient primordiale du fait de l’éloignement géographique de son équipe et utilise environ 70% de son temps.
La conséquence est que l’activité de gestion de la production occupera une place moindre : celle-ci représente quasiment 50% du temps pour un manager « classique », avec un management à distance elle ne représente plus que 20%. Le manager à distance va devoir donc apprendre à prioriser les activités et les projets car il ne pourra pas consacrer assez de temps à suivre toutes les activités des collaborateurs. C’est alors qu’une notion importante intervient : celle de la confiance.

2/ Apprenez à faire confiance, la productivité augmentera !

Il existe un déficit de confiance dans les pays occidentaux et en particulier dans ceux dont le modèle de gouvernance est encore un peu « conservateur », comme en France. Dans un pays très règlementé comme le nôtre, de nombreuses lois encadrent le travail, les salariés, les collaborateurs et peut avoir tendance à ne laisser que trop peu de place à la confiance entre les individus.

Une des craintes principales souvent citée par les managers est la perte de contrôle liée à la distance. Il existe encore des croyances fortes quant au fait que les collaborateurs soient moins efficaces seuls, qu’ils soient moins loyaux et qu’ils ne sachent pas gérer leur organisation en autonomie. Pourtant, les chiffres abondent dans le sens contraire et font état d’une meilleure productivité en situation de télétravail réussie. Une étude du Telework Research Network* démontre une hausse de la productivité de 27% pour les télétravailleurs par rapport aux employés qui travaillent dans les locaux de l’entreprise.

Si le rôle du manager est donc important pour le développement de la confiance au sein des équipes, il ne faut pas négliger le rôle tout aussi prépondérant des collaborateurs dans la construction de cet environnement propice de travail.

3/ Co-construisez l’environnement de travail avec vos collaborateurs !

La mise en place du télétravail modifie la méthode de management, mais elle change aussi l’organisation du travail. Ces changements impliquent aussi une prise de conscience de la part des collaborateurs dans leurs méthodes de travail.

En France, les managers attachent encore souvent trop d’importance aux heures consacrées au bureau pour juger de l’intérêt que portent leurs collaborateurs quant à leur travail. En situation de télétravail, ce contrôle est très difficile voire impossible. Il est donc nécessaire que les salariés puissent apporter des preuves tangibles de leur exercice par des reportings réguliers ou des dossiers par exemple. En situation de télétravail, c’est donc moins l’apparence d’effort que le résultat de la production qui est important.

De plus, la situation de télétravail implique une certaine proactivité des collaborateurs. Les problèmes qu’ils rencontrent dans la réalisation de leur travail ne pouvant plus être repérés par leur hiérarchie, il est nécessaire que ce soit eux qui alertent les managers des écueils qu’ils rencontrent. Cette proactivité permet une meilleure productivité.

Pour finir, les collaborateurs deviennent des acteurs majeurs dans la construction d’un environnement propice au (télé)travail. Deux éléments sont importants dans la construction de cet environnement : le temps et l’espace. Ainsi, ils doivent veiller à respecter les temps de travail et les temps personnels afin d’empêcher la confusion entre ces derniers et assurer la déconnexion (droit devenu primordial avec le développement des nouvelles technologies). Ils doivent aussi réussir à se créer un espace de travail rassemblant tous les outils nécessaires à la réalisation de leurs tâches.

R&B Partners serait ravi d’approfondir avec vous le partage de nos retours d’expériences et vous accompagner dans la mise en place, ou le développement, réussi du télétravail au sein de votre organisation.

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*https://slidelegend.com/workshifting-benefits-the-bottom-line_59c061691723dd5342dcd1cd.html